Abrir una sociedad en Costa Rica: guía práctica para operar bien desde el día 1

1) Elegí la figura y el nombre (decisión legal + comercial)

S.A. o S.R.L.

La pregunta no es “cuál es mejor”, sino cómo querés administrar y cómo se transfieren las participaciones.

• Administración: ¿Junta Directiva amplia o gerencia/socios más acotada?

• Transferencias: ¿Vas a mover participaciones con frecuencia o será un grupo cerrado?

¿Y el nombre?El nombre social (para el Registro) no es lo mismo que la marca (para el mercado). Podés constituir hoy y, comercialmente, operar con otra marca registrada. Validá antes: búsqueda y clase(s) de Niza para evitar choques y rehacer rótulos, empaques o web.

2) Constitución e inscripción (tu cédula jurídica y tus reglas internas)

Escritura con notario + estatutos claros + estructura de administración definida.Inscripto en el Registro Nacional, obtenés tu cédula jurídica (tu “cédula de identidad” como empresa).¿Por qué importa? Porque tus estatutos son tu manual interno: cómo se toma decisiones, quién firma, cómo se reemplaza a un administrador, etc. Si esto está difuso, lo vas a pagar luego en tiempo y conflictos.

3) Patente municipal y permisos (sin esto, no abrís)

Antes de “abrir puertas” y operar cara al público, tu cantón puede exigir:

• Patente comercial (actividad autorizada por la municipalidad).

• Permiso sanitario u otros sectoriales (según giro).

• Uso de suelo / Bomberos (según local y actividad).

¿Por qué aquí y no al final? Porque sin patente/permisos podés tener sociedad y facturación, pero no podés operar legalmente el local o la actividad. Evitás clausuras o multas.

4) Correo electrónico oficial de la sociedad (la “dirección” donde te notifican)

La sociedad debe inscribir un correo electrónico oficial en el Registro.¿Por qué es clave? Porque es la vía válida de notificaciones. Si ese correo no existe o está desactualizado, podés perder avisos importantes (y plazos).Buenas prácticas:

• Usar un correo institucional (no el personal del administrador).

• Respaldo: que al menos dos personas reciban copia.

• Actualizar el correo ante cualquier cambio.

5) Beneficiarios Finales (RTBF) — transparencia y cumplimiento

Declarar quiénes controlan efectivamente la sociedad (personas físicas con participación o control real).¿Por qué se debe hacer?

• Cumplimiento de estándares internacionales antilavado.

• Bancos y autoridades lo exigen para conocer al cliente.Cuándo: al constituir y cada año (o cuando cambie la estructura).Consejo: tener organizada la documentación de socios, porcentajes y soportes para evitar rechazos.

6) Hacienda al día (alta, IVA y factura electrónica)

Alta de actividad (D-140): informás tu actividad económica.IVA (si tu giro está afecto): activá el impuesto y entendé el circuito crédito–débito.Factura electrónica + CAByS: sin esto no facturás formalmente. Elegí sistema (proveedor, API o gratuito) y configurá bien CAByS para clasificar bienes/servicios.

¿Y el IVA mes a mes?Presentar la declaración de IVA (formulario vigente, hoy D-104) y pagar lo que corresponda.Por qué importa:

• Facturar mal o no declarar a tiempo genera sanciones.

• Sin orden contable, pagás de más (perdés créditos) o acumulás contingencias.

Mini–checklist: alta (D-140), factura electrónica operando, catálogo CAByS correcto, calendario de IVA marcado.

7) Empleo y seguridad social (CCSS, INS y Salud Ocupacional)

Si vas a contratar personal:

• CCSS: inscribite como patrono y prepará planilla (salarios y cargas sociales).

• INS: póliza de riesgos del trabajo (obligatoria con colaboradores).

• Salud Ocupacional: políticas mínimas, identificación de riesgos, equipos de protección, formación y registros (según tamaño/actividad).

Si trabajás solo:

• Evaluá asegurarte como independiente en CCSS (cobertura de salud/pensión).

• Revisá si tu actividad requiere póliza por riesgos específicos (p. ej., trabajos en sitio de clientes).

¿Por qué importa?Porque una incapacidad, accidente o inspección sin papeles sale carísimo. Además, el orden laboral mejora tu elegibilidad bancaria y con grandes clientes.

8) Propiedad intelectual (tu marca, tu activo)

Nombre comercial ≠ marca registrada.

• Hacé búsqueda previa.

• Elegí clase(s) de Niza alineadas a lo que vendés hoy y lo que planeás vender mañana.

• Presentá la solicitud y vigilá el proceso.

• Renovación: cada 10 años.

¿Por qué importa? Porque proteger la marca a tiempo sale mucho más barato que litigar más tarde o rebrandear por oposición/uso ajeno.

9) Bancarización y “compliance” interno (orden que te abre puertas)

• Cuenta bancaria a nombre de la sociedad (prepará KYC: acta de socios, RTBF al día, personería, facturas, contratos).

• Contratos base (proveedores, clientes, confidencialidad).

• Privacidad y datos: política simple si captás datos de clientes (web, formularios).

• Soporte documental: guardá ordenado costo, mejoras y gastos (impacta en renta y ganancias de capital).

¿Por qué importa? Porque los bancos, aliados y clientes grandes piden papeles claros. Tener tu “carpeta de empresa” lista te acelera ventas y financiamiento.

Plan 0–90 días (orientativo, sin meterte en burocracia)

• Días 0–15: figura + nombre; constitución; inscripción; correo oficial; marca: búsqueda/clases.

• Días 15–30: patente/permisos municipales; alta en Hacienda (D-140); factura electrónica/CAByS.

• Días 30–60: RTBF; bancarización (cuenta y KYC); contratos base; política de privacidad.

• Días 60–90: CCSS/INS (si hay personal); Salud Ocupacional; prueba de facturación y primer cierre contable simulado (para detectar errores temprano).

Abrir una sociedad es fácil. Operar bien requiere orden. Si organizás figura + Registro + permisos + Hacienda + laboral + marca + banco, el negocio fluye y evitás sorpresas.

¿Querés tu ruta 0–90 días según tu giro (pasos y prioridades en 2 líneas)? Escribime “SOCIEDAD” por WhatsApp o DM y te la envío.